Vier tips voor een ijzersterk diplomaproces

1. Centraliseer het proces

Vaak zijn er meerdere bestanden in omloop. Ze worden ook beheerd door verschillende medewerkers of afdelingen. Voor elke uiting moet inzichtelijk zijn wie wat mag aanpassen en bestellen.

Met een centrale bron kun je alle communicatie vanuit één platform beheren, zodat je volledige controle houdt over alle merkcommunicatie. Dit betekent niet dat slechts één persoon verantwoordelijk is voor de processen. Je kunt verschillende rollen en rechten instellen voor gebruikers. Elke gebruiker krijgt een account met persoonlijke instellingen. Een hoofdbeheerder krijgt toegang tot alle instellingen, zoals het order- of budgetbeheer.

2. Breng flexibele kaders aan

Op de documenten komen vaak wijzigingen. Ook moeten er continu nieuwe gegevens worden ingevuld. Het kost veel tijd om dit zelf allemaal aan te passen en in te vullen. Bovendien kunnen er dan fouten in sluipen.

Met flexibele, digitale ontwerptemplates kunnen gebruikers de materialen zelf aanpassen. Bepaalde huisstijlelementen liggen vast, zoals de kleuren, de plek van het logo of het lettertype. Binnen deze kaders kunnen toegewezen gebruikers nieuwe content uploaden en invoeren. Medewerkers maken zo in een handomdraai up-to-date diploma’s in de juiste huisstijl.

3. Beveiliging vanaf de basis

Een diploma is van waarde voor de afgestudeerde die de opleiding gaat verlaten, het moet gepersonaliseerd, beveiligd en aantoonbaar waarheidsgetrouw zijn. Voor het opleidingsinstituut hun reputatie van waarde. Zij willen voorkomen dat valse diploma’s in omloop zijn of erger nog, dat een origineel diploma niet waarheidsgetrouw is. 

Voor het opleidingsinstituut is -om die waarde te borgen- een veilige omgeving en kwaliteit in het gehele productieproces een absolute voorwaarde. Daarom vindt bij Diplomasupport het gehele proces plaats binnen een ‘kluis’ door gescreend personeel. Zo worden de diploma’s centraal gepersonaliseerd en zijn er geen blanco documenten in omloop.

4. Maak gebruik van technologie

Om het gehele traject voor diplomabeheer werkbaar en betaalbaar te houden, is automatisering een must. Automatisering wordt ingezet om processen te vereenvoudigen en in te korten. Op één platform kun je alle processen aan elkaar knopen.

Je krijgt een geïntegreerde infrastructuur om samenwerking binnen teams zo efficiënt mogelijk te maken.

Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde koppelingen met een ontwerptool, een bestelomgeving, drukkerijen en de administratie voor het hele proces.