Universiteit Maastricht kiest voor maximale diplomabeveiliging
De Universiteit Maastricht zet in op het hoogste beveiligingsniveau voor diplomauitgifte. Anja Ronken, de centrale schakel tussen alle faculteiten, deelt haar ervaringen over het alles-in-één serviceplatform van Royal Joh. Enschedé dat zij hiervoor inzetten: “Met Diploma Support beschikken we over een optimaal beveiligd systeem voor het bestellen, printen en vervoeren van onze diploma’s. Ik verbaas me er soms over dat nog niet alle onderwijsinstellingen gebruikmaken van zo’n volledig veilige aanpak!”
De spil in het diplomatraject
Met bijna 25 jaar ervaring als Centrale Toetscoördinator is Anja Ronken een vertrouwd gezicht binnen de Universiteit Maastricht (UM). De UM heeft zich ontwikkeld tot een van de meest toonaangevende jonge universiteiten ter wereld. Zo’n solide reputatie vraagt om een waterdicht diplomatraject, stelt Anja: “Met een goed beveiligd proces beschermen we niet alleen onze diploma’s, maar ook de reputatie van onze universiteit.”
Om deze veiligheid te waarborgen, voerde de UM in 2012 een grondige audit uit met als doel de beveiliging van processen te optimaliseren. Anja kreeg een cruciale aanvullende rol: de coördinatie van het diplomatraject. “De universiteit zocht een verbindende schakel tussen de faculteiten. Wat begon als een project om processen veiliger te maken, protocollen op te stellen en een online platform te implementeren, groeide al snel uit tot een permanente nevenfunctie.”
Het oude diplomaproces: tijdrovend en foutgevoelig
Hoewel het voormalige diplomaproces niet volledig onveilig was, waren er veel verbeterpunten op het gebied van veiligheid en efficiëntie.
“Voorheen kwamen er continu e-mails binnen voor bestellingen, en drukproeven gingen heen en weer. Faculteiten uitten regelmatig hun frustratie, omdat er vaak iets misging. Een klein foutje in een document betekende dagen wachten op een nieuwe drukproef, wat het hele proces vertraagde. Bovendien was er veel handmatig werk nodig voor controles. Dit zijn uitdagingen die veel beter ondervangen kunnen worden met een geautomatiseerd platform.”
Het nieuwe diplomaproces: efficiënt en geautomatiseerd
Bij de aanbesteding voor het nieuwe diplomaproces kwam Royal Joh. Enschedé als beste partij naar voren. “Met vlag en wimpel staken zij boven de rest uit op het gebied van beveiliging en het platform,” vertelt Anja. Inmiddels wordt er al jaren succesvol gewerkt met Diploma Support.
“Meer dan 100 bestellers vanuit verschillende faculteiten hebben een eigen account binnen het diplomaplatform en plaatsen hun bestellingen via een Bul-bestellijst uit SAP. In dit proces worden alle studentengegevens automatisch gekoppeld aan de juiste diploma-templates. We hanteren één uniforme huisstijl binnen de UM, waarbij alle documenten van dezelfde beveiligingskenmerken zijn voorzien. De faculteiten hebben wel de mogelijkheid om hun eigen logo’s toe te voegen.”
Slim bestellen en veilig ontvangen
Elke bestelling doorloopt een zorgvuldig gecontroleerd proces, waarbij een digitale proefdruk wordt gegenereerd. Alle individuele documenten, inclusief studentgegevens en cijferlijsten, komen samen in één overzichtelijke PDF. “Dit zorgt voor een veilige werkwijze met minder kans op fouten.”
Het bestelproces verloopt continu, zodat onderwijsinstellingen snel en veilig hun diploma’s ontvangen. Bestellingen die vóór donderdag 12.00 uur worden geplaatst, worden gegarandeerd op dinsdag geleverd door Royal Joh. Enschedé. “De documenten worden geprint in de streng beveiligde omgeving van Royal Joh. Enschedé in Haarlem. Vervolgens worden ze per faculteit gebundeld en verpakt voordat ze via beveiligd transport worden verzonden. De workflow is ingericht volgens het vier-ogen-principe. De besteller en ontvanger zijn nooit dezelfde persoon. Diploma’s worden uitsluitend afgeleverd aan geautoriseerde medewerkers, die zich bij ontvangst moeten identificeren.”
Alles-in-één bij Royal Joh. Enschedé
De volledige diplomauitgifte is ondergebracht bij Royal Joh. Enschedé. “Van bestelling tot productie en veilige aflevering.” Daarvoor zijn er in de loop der jaren enkele belangrijke functionaliteiten toegevoegd. Zoals de implementatie van digitale handtekeningen en de levering in een complete diplomamap. Anja licht toe:
“Tot een paar jaar geleden moesten leden van examencommissies elke week vele handtekeningen zetten op alle diploma’s. Dit was een tijdrovende taak, zeker voor professionals die hun tijd beter kunnen besteden. Bovendien waren ze niet altijd fysiek aanwezig, waardoor het ondertekenen op zich liet wachten. Royal Joh. Enschedé stelde digitale handtekeningen voor. Een digitale handtekening is veel moeilijker te vervalsen dan een handgeschreven exemplaar, ook omdat het voorzien wordt van beveiligingskenmerken zoals een microtekst. Daarnaast bespaart het veel handmatig ondertekenwerk. Omdat de handtekening nu digitaal wordt afgedrukt, kan Koninklijke Joh. Enschedé de hele diplomamap voor ons samenstellen. Voorheen moesten onze medewerkers de diplomamap na ondertekening zelf klaarmaken.”
Beveiliging als noodzaak voor elke onderwijsinstelling
De uitgebreide beveiligingsaanpak roept soms vragen op bij andere onderwijsinstellingen. “Op beurzen vragen collega’s weleens of het écht nodig is om het traject zo dicht te timmeren”, legt Anja uit. “Maar in de maatschappij waarin we nu leven kun je nooit ver genoeg gaan met beveiliging. Vanuit UM vinden we dat we een verantwoordelijkheid hebben om zorg te dragen voor de meest veilige processen. We willen voorkomen dat we in het nieuws komen zoals een hogeschool enige tijd geleden vanwege ernstige onregelmatigheden rondom het verstrekken van diploma’s. Daarom nemen we alle mogelijke beveiligingsmaatregelen. Maar zelfs dan kun je nooit helemaal voorkomen dat diploma’s vervalst worden! Ons Bureau Examens krijgt wekelijks meerdere verzoeken van werkgevers om diploma’s te verifiëren. Vooral bij de opleidingen in economie en rechten zien we dit regelmatig gebeuren. We verstrekken een diploma met drie gewaarmerkte kopieën uit en sommige fraudeurs gaan met de kopieën aan de slag. Daarom is het essentieel om alle risico’s via een beveiligd systeem zoveel mogelijk af te dekken. Het is bovendien goed dat bedrijven een dubbelcheck uitvoeren.”
Van weerstand naar winst
“Het is haast jammer dat aanbestedingen nodig zijn,” besluit Anja. “We zijn namelijk enorm tevreden over dit systeem van Joh. Enschedé. Alle diploma’s worden veilig besteld, geprint en geleverd, en het werkt heel gebruiksvriendelijk. In het begin moest ik onze medewerkers daar wel even in meenemen. Verandering brengt altijd vragen met zich mee. Maar nu wil niemand meer iets anders! Het levert zoveel gemak op. Daarbij kunnen we onze klanten, de studenten, veel sneller van hun diploma’s voorzien. Diploma Support heeft voor ons echt grote meerwaarde. Het heeft onze processen efficiënter en veiliger gemaakt!”
“Wil je weten wat Diploma Support voor jouw onderwijsinstelling kan betekenen? Neem contact met ons op voor een demo of adviesgesprek.”
