Zo bespaar je op je diplomaproces: in tijd, kosten en veiligheid!

MBO’s, hogescholen en universiteiten staan onder grote druk door forse bezuinigingen. De Voorjaarsnota kondigde zelfs aanvullende bezuinigingen aan. Minder middelen, maar wél dezelfde kwaliteit leveren? Dan is een efficiënt diplomaproces geen keuze meer, maar noodzaak. In dit artikel lees je over de besparingsmogelijkheden van Diploma Support – met toelichtingen vanuit de praktijk van de Universiteit Maastricht.

Diploma Support helpt onderwijsinstellingen structureel besparen op tijd, kosten én risico’s door het gehele diplomaproces te automatiseren, centraliseren en beveiligen. Ontdek nu hoe je efficiëntere processen realiseert voor het bestellen, inkopen, produceren en verzenden van diploma’s…

✔️ Centraal platform voor alle diploma’s

Met Diploma Support is er geen versnipperde werkwijze meer per faculteit. Alles – van opmaak tot verzending – verloopt via één centraal beveiligd platform.

Anja Ronken, Universiteit Maastricht:
“Met Diploma Support beschikken we over een optimaal beveiligd systeem voor het bestellen, printen en vervoeren van onze diploma’s. Het levert zoveel gemak op. Daarbij kunnen we studenten veel sneller van hun diploma’s voorzien.”

✔️ Automatische datakoppeling

De studentgegevens worden in het platform automatisch gekoppeld aan de diploma’s.

“Meer dan 100 bestellers vanuit verschillende faculteiten hebben een eigen account binnen het diplomaplatform en plaatsen hun bestellingen via een Bul-bestellijst uit SAP. In dit proces worden alle studentengegevens automatisch gekoppeld aan de juiste diploma-templates. We hanteren één uniforme huisstijl binnen de UM, waarbij alle documenten van dezelfde beveiligingskenmerken zijn voorzien.”

✔️ Snelle, geautoriseerde bestellingen

Geautoriseerde medewerkers bestellen eenvoudig en snel via het platform. Alles verloopt in één gestroomlijnde workflow.

“Bestellingen die vóór donderdag 12.00 uur worden geplaatst, worden gegarandeerd op dinsdag geleverd.”

✔️ Minder mailwisselingen

Geen eindeloze mailwisselingen tussen examencommissies, faculteiten en drukkerijen.

“Voorheen kwamen er continu e-mails binnen voor bestellingen, en drukproeven gingen heen en weer. Faculteiten uitten regelmatig hun frustratie, omdat er vaak iets misging. Het proces is nu volledig geautomatiseerd. Dat bespaart enorm veel tijd.”

✔️ Directe beschikbaarheid met voorgedrukte voorraad

Als onderwijsinstelling wil je diploma’s snel in huis hebben. Diploma Support maakt dit mogelijk met voorgedrukte diploma’s: documenten die al volledig in jouw huisstijl zijn geprint en voorzien van essentiële beveiligingskenmerken, zoals watermerken, microtekst of anti-kopieerfolie. Ze hoeven alleen nog maar gepersonaliseerd te worden met studentgegevens. De voorgedrukte voorraad ligt opgeslagen in de streng beveiligde omgeving van de waardedrukkerij, klaar voor directe verwerking zodra een bestelling wordt geplaatst.

“De documenten worden geprint in de streng beveiligde omgeving van Royal Joh. Enschedé in Haarlem.”

✔️ Geen spoedopdrachten meer

Een goed georganiseerd voorraadbeheer voorkomt stressvolle situaties en dure spoeddrukken. Dankzij de continu beschikbare voorgedrukte diploma’s verloopt het bestelproces gestructureerd en voorspelbaar. Je voorkomt last-minute logistiek, extra transportkosten én ad-hocafspraken met drukkerijen.

“Het bestelproces verloopt continu, zodat onderwijsinstellingen snel en veilig hun diploma’s ontvangen.”

✔️ Geen misdrukken of foutieve versies

Geen verspilling van drukwerk, want digitale proefdrukken zorgen dat alleen goedgekeurde documenten worden gedrukt.

“Een klein foutje in een document betekende dagen wachten op een nieuwe drukproef, wat het hele proces vertraagde. Bovendien was er veel handmatig werk nodig voor controles. Dit zijn uitdagingen die veel beter ondervangen kunnen worden met een geautomatiseerd platform.”

✔️ Geen handmatige handtekeningen meer

Met een geautomatiseerd diplomaproces kun je alle diploma’s in één keer digitaal ondertekenen én deze handtekening wordt in het printproces voorzien van diverse security features!

“Tot een paar jaar geleden moesten leden van examencommissies elke week vele handtekeningen zetten op alle diploma’s. Dit was een tijdrovende taak, zeker voor professionals die hun tijd beter kunnen besteden. Bovendien waren ze niet altijd fysiek aanwezig, waardoor het ondertekenen op zich liet wachten. Een digitale handtekening is veel moeilijker te vervalsen dan een handgeschreven exemplaar, ook omdat het voorzien wordt van beveiligingskenmerken zoals een microtekst.”

✔️ Een veilige, gecontroleerde levering

Diploma’s worden per student en per faculteit gebundeld en via beveiligd transport afgeleverd. Deze verzending verloopt uitsluitend via gespecialiseerde transportpartners, zoals AMP Groep, die zijn opgeleid in het omgaan met waardedocumenten.

AMP Groep vervoert de gepersonaliseerde diploma’s, cijferlijsten en supplementen van Diploma Support naar de diverse faculteiten van de Universiteit Maastricht.
“De workflow is ingericht volgens het vier-ogen-principe. De besteller en ontvanger zijn nooit dezelfde persoon. Diploma’s worden uitsluitend afgeleverd aan geautoriseerde medewerkers, die zich bij ontvangst moeten identificeren.”

✔️ Geen risico op verlies of vervalsing

Onderwijsinstellingen moeten bewust zijn van het belang van maximale beveiliging om reputatieschade, verlies of vervalsing te voorkomen. Het is essentieel om alle risico’s via een beveiligd systeem zoveel mogelijk af te dekken.

“In de maatschappij waarin we nu leven kun je nooit ver genoeg gaan met beveiliging. Vanuit UM vinden we dat we een verantwoordelijkheid hebben om zorg te dragen voor de meest veilige processen. We willen voorkomen dat we in het nieuws komen zoals een hogeschool enige tijd geleden vanwege ernstige onregelmatigheden rondom het verstrekken van diploma’s.”

De Universiteit Maastricht zet volop in op het efficiënter maken van het diplomaproces. Voorheen kwamen alle diploma-aanvragen per e-mail binnen en gingen drukproeven heen en weer. Eén foutje betekende dagen vertraging. Ook het handmatig controleren en ondertekenen kostte veel tijd. Sinds de overstap naar Diploma Support is dat verleden tijd.
Dit alles-in-één serviceplatform van Royal Joh. Enschedé bundelt alle stappen rondom diplomauitgifte: van opmaak en beveiliging tot print en verzending. Elke faculteit van de UM heeft een eigen account binnen het platform en plaatst zelfstandig bestellingen. Die doorlopen een zorgvuldig gecontroleerd proces, waarbij een digitale proefdruk wordt gegenereerd. Alle documenten – inclusief studentgegevens en cijferlijsten – worden samengevoegd in één overzichtelijke PDF. De documenten worden geprint in de streng beveiligde omgeving van Royal Joh. Enschedé in Haarlem. Ook de digitale handtekening wordt automatisch meegeprint. Daarna worden de fysieke diplomamappen per faculteit verpakt en via beveiligd transport verzonden.

✔️ Ook besparen op je diplomaproces?

Of het nu gaat om tijdswinst, minder fouten of lagere kosten – Diploma Support helpt onderwijsinstellingen het diplomaproces toekomstbestendig te organiseren. Ontdek hoe Diploma Support jouw instelling helpt tijd, geld én risico’s te besparen.